Saklama süresini kurala bağlayın, imhayı kanıtlayın.
KVKK ve mevzuat gereği saklamanız gereken belgelerin süresini bir kez tanımlarsınız, gerisini Veyro takip eder ve denetimde neyi ne zaman imha ettiğinizi kanıtıyla gösterirsiniz.
Veyro'da saklama süreleri klasör, dosya türü ve gizlilik etiketi için ayrı ayrı tanımlanır ve alt klasörlere kendiliğinden işler. Süresi dolan belge otomatik olarak yok edilmez, imha kuyruğuna düşer ve sorumlunun onayını bekler ve imha edildiği anda bu işlem değiştirilemez denetim kaydına yazılır.
SORUN
Saklama politikası neden uygulanmıyor?
Politika çoğu kurumda zaten yazılı. Aksayan şey metin değil, metnin işleyişe dönüşmemesi. Süreyi kimin takip edeceği tanımlı değildir, belgeler türlerine göre ayrılmamıştır ve silme kararını kimse tek başına üstlenmek istemez.
Sonuç her kurumda aynı yere çıkar. Hiçbir şey silinmez, arşiv büyümeye devam eder ve denetim geldiğinde politikanın uygulandığını gösterecek tek bir kayıt bulunamaz.
YETENEKLER
Saklama, koruma, imha ve hukuki muhafaza tek akışta.
Süreyi siz belirlersiniz, takibi Veyro yapar. Erken silme engellenir, imha bir kişinin onayına bağlanır, dava açıldığında ilgili belgeler yerinden kıpırdamaz.
Saklama politikaları
Hangi klasörün, hangi dosya türünün ve hangi gizlilik etiketinin ne kadar saklanacağını bir kez tanımlarsınız. Kural alt klasörlere kendiliğinden işler ve tanımlandığı anda o klasörde duran belgeleri de kapsar.
Silmeye karşı koruma
Süresi dolmamış bir belge silinemez. Bir klasör silinmek istendiğinde içinde korumalı tek bir belge varsa işlem hiç başlamaz. Yarısı silinmiş bir klasör, hiç silinmemiş klasörden çok daha kötüdür.
İmha kuyruğu
Süresi dolan belge kendiliğinden yok olmaz, onay bekler. Onaylandığında ne olacağını siz seçersiniz. Çöp kutusuna taşımak ve geri alma süresi tanımak, belgeyi saklayıp kilidini kaldırmak ya da tümüyle yok etmek.
Hukuki muhafaza
Dava ya da denetim başladığında ilgili klasörü muhafaza altına alırsınız. Saklama süresi dolsa bile o belgeler imha kuyruğuna girmez, muhafaza kalkana kadar yerinde durur.
KAPSAM
Saklama politikası neye bağlanır?
Üçünü birlikte kullanabilirsiniz. Klasör bazında genel bir kural kurar, belirli belge türleri ve gizlilik etiketleri için ayrı süreler tanımlarsınız.
Klasör
Kural klasöre tanımlanır, alt klasörlere kendiliğinden işler.
Dosya türü
Belirli türdeki belgeler bulunduğu klasörden bağımsız kurala girer.
Gizlilik etiketi
Etiketli belgeler kendi saklama kuralına tabi olur.
Bir belge iki kurala girerse uzun olan geçerlidir.
Aynı sözleşme hem klasör kuralına hem dosya türü kuralına girebilir. Böyle bir durumda Veyro her zaman uzun süreyi uygular. Kimse farkında olmadan bir belgeyi erkenden imhaya açamaz.
İMHA SÜRECİ
Saklama süresi dolan belgeye ne oluyor?
Hiçbir belge kendiliğinden yok olmaz. Dört adımın üçüncüsü her zaman bir insanın onayıdır.
- 1Süre dolarÜrün politikayı okur ve süresi dolan belgeleri işaretler. Bu adımda hiçbir şey silinmez.
- 2Kuyruğa düşerBelge imha kuyruğunda görünür. Hukuki muhafaza altındaki belgeler bu listeye hiç girmez.
- 3Onaya sunulurUyum sorumlusu listeyi inceler ve onaylar. Onay yoksa imha da yoktur.
- 4Kanıta dönüşürİmhanın tarihi, yöntemi ve onaylayan kişi denetim kaydına yazılır. Denetimde gösterdiğiniz kanıt bu kayıttır.
DAYANAK
Saklama süreleri hangi mevzuattan geliyor?
Süreyi ürün belirlemez, kurumunuzun hukuk birimi belirler. Veyro o kararı alır ve her belgeye uygular. Politikalar kurulurken en sık şu dört kaynağa dayanılır.
Ticari defterler, belgeler ve ticari yazışmalar.
Fatura, fiş ve vergiye ilişkin tüm belgeler.
Özlük dosyası, bordro ve çalışan kayıtları.
Kişisel veri. Süre mevzuattan ya da amaçtan gelir.
Sık sorulan sorular
Saklama sürelerini kim belirliyor?
Süreleri kurumunuzun hukuk birimi belirler ve ürün yalnızca uygular. Ticari defter ve belgeler Türk Ticaret Kanunu'na, vergi belgeleri Vergi Usul Kanunu'na, özlük dosyası İş Kanunu ve ilgili mevzuata tabidir. Kişisel veride mevzuat sabit bir süre öngörmüyorsa saklamanın gerekçesi işleme amacıdır.
Mevcut arşivimiz de kurala girer mi?
Evet. Politika bir klasöre tanımlandığında o klasörde o an duran belgeleri de kapsar. Kural yalnızca sonradan yüklenenler için geçerli olsaydı, korunması en çok gereken eski arşiv kapsam dışında kalırdı.
Süresi dolan belgeler otomatik olarak siliniyor mu?
Hayır. Süresi dolan belge imha kuyruğuna düşer ve onay bekler. Veriyi kendi kararıyla yok eden bir sistem regülasyona tabi bir kurumda kabul edilebilir değil, bu yüzden imha her zaman bir kişinin onayına bağlı.
Yanlışlıkla onaylanan bir imha geri alınabilir mi?
Politikada seçtiğiniz imha yöntemine bağlıdır. Çöp kutusuna taşıma seçilmişse belge otuz gün boyunca geri alınabilir. Yok etme seçilmişse geri dönüş yoktur, çünkü silme yükümlülüğü olan bir kaydı geri getirilebilir bırakmak o yükümlülükle çelişirdi.
Devam eden bir dava varsa saklama süresi dolduğunda ne oluyor?
İlgili klasörü hukuki muhafaza altına alırsınız. Muhafaza saklama süresinin önüne geçer ve kapsamdaki belgeler süresi dolsa bile imha kuyruğuna girmez ve muhafaza kaldırılana kadar yerinde durur.
Denetimde imhayı nasıl belgeleriz?
Silinmiş bir belgenin kendisi kanıt olamaz, kanıt imha işleminin kaydıdır. Hangi belgenin ne zaman, hangi yöntemle ve kimin onayıyla imha edildiği denetim kaydında durur. Kayıtlar birbirine hash zinciriyle bağlı olduğu için sonradan değiştirilirse bu tespit edilir.
Konuyla ilgili yazılar
30 DAKİKA
Ürünü kendi senaryonuzla görün.
30 dakikalık demoda kurumunuzun gerçek kullanım durumunu ele alırız. Hangi departmanlar, hangi paylaşım kuralları, hangi kurulum modeli. Genel bir slayt sunumu değil. Sonrasında isterseniz pilot kurulur, ücretsizdir ve taahhüt gerektirmez.
Henüz görüşmeye hazır değilseniz uyum ve denetim yazılarına göz atın.