Kurum dışına dosya değil, kurallı bir bağlantı gönderin.
Belge sizin sunucunuzda kalır ve karşı taraf onu sizin koyduğunuz kurallarla açar, bağlantıyı istediğiniz an iptal edebilirsiniz ve kimin ne zaman baktığı kayıt altında kalır.
Veyro'da kurum dışı paylaşım e-posta ekiyle değil, kurallarını sizin belirlediğiniz bir bağlantıyla yapılır. Belge sunucunuzdan çıkmaz, karşı taraf bağlantıyı açar. Bağlantıya şifre, son kullanma tarihi, indirme limiti ve alıcı e-posta kısıtı koyabilir, indirmeyi kapatıp yalnızca görüntülemeye izin verebilirsiniz.
SORUN
Belgeler kurum dışına nasıl çıkıyor?
Politikada kişisel bulut servislerinin kullanılmaması yazar. Uygulamada kullanılan kanal tam olarak odur, çünkü yasaklanan şeyin yerine tanımlı bir alternatif konmamıştır. Belge önce e-posta ekine girer, boyut sınırına takılınca bir dosya transfer sitesine gider ve oradan sonrasını kimse bilmez.
Sorun çalışanın kural tanımaması değil. İşini yapmak zorunda olan kişi, önüne konan tek yol tıkalıysa kendi yolunu bulur. Kurumun kaybettiği şey de o noktada dosyanın kendisi değil, dosyanın nereye gittiğinin bilgisidir.
YETENEKLER
Paylaşımın kuralını gönderen değil, kurum koyar.
Dört yeteneğin de cevapladığı soru aynı. Belgeye kurumun dışından bakıldığında da kuralı siz koyabiliyor musunuz?
Kurallı bağlantı
Şifre, son kullanma tarihi, indirme limiti ve alıcı e-posta kısıtı koyarsınız. Alıcının Veyro hesabı açmasına gerek yok, bağlantıyı açar ve kuralınıza uyar.
Gizli belgeye ayrı kural
Çok gizli işaretlenmiş bir belge için dış bağlantı hiç açılmaz. Gizli işaretli belgede bağlantı şifresiz ve süresiz olamaz. Kural, paylaşan kişinin o anki dikkatine bırakılmaz.
İkinci kişinin onayı
Hassas belgelerde indirmeyi bir onaya bağlayabilirsiniz. Onay tek seferliktir ve yirmi dört saat geçerlidir. Belgenin sahibi kendi belgesini onaysız indirir, yönetici indiremez.
Her erişim kayıtta
Bağlantıyı kimin ne zaman açtığı ve indirdiği kayda geçer. Bağlantıyı iptal ettiğinizde erişim o anda kapanır, daha önce paylaşılmış olması bir şeyi değiştirmez.
KURALLAR
Bağlantıya hangi kuralları koyabilirsiniz?
Dördünü birlikte kullanabilirsiniz. Hangi belgeye hangi kuralın konacağını paylaşan kişi seçer, sınırlarını kurum belirler.
Şifre
Bağlantıyı ele geçiren, şifreyi bilmeden açamaz.
Son kullanma tarihi
Süre dolduğunda bağlantı kendiliğinden kapanır.
İndirme limiti
Belirlediğiniz sayıda indirmeden sonra erişim durur.
Alıcı e-postası
Yalnızca belirttiğiniz adres bağlantıyı açabilir.
İndirmeyi tamamen kapatıp yalnızca görüntülemeye izin verebilirsiniz.
Karşı taraf belgeyi tarayıcıda açar ama kopyasını alamaz. Teklif, sözleşme taslağı ya da fiyat listesi gibi okunmasını isteyip dolaşıma girmesini istemediğiniz belgeler için.
PAYLAŞIM
Bir belgeyi kurum dışıyla nasıl paylaşırsınız?
Çalışanın yapması gereken dört adım. Hiçbiri IT'ye talep açmayı gerektirmiyor.
- 1Bağlantı oluşturunBelgenin ya da klasörün yanından bağlantı oluşturursunuz. Klasör paylaşıldığında karşı taraf tek dosya olarak indirir.
- 2Kuralları koyunŞifre, süre, indirme limiti ve alıcı adresi. Belgenin gizlilik etiketi varsa bazı kurallar zaten zorunlu gelir.
- 3Bağlantıyı gönderinAlıcı kendi tarayıcısından açar. Hesap açması ya da program kurması gerekmez.
- 4Takip edin, gerekirse kapatınKimin ne zaman açtığını görürsünüz. İş bittiğinde ya da yanlış kişiye gittiğini fark ettiğinizde bağlantıyı iptal edersiniz.
Sık sorulan sorular
Alıcının hesap açması gerekiyor mu?
Hayır. Bağlantıyı tarayıcısından açar, şifre koyduysanız şifreyi girer ve belgeyi görür. Hesap açmasını beklemek, çalışanın e-postaya dönmesinin en yaygın sebeplerinden biri. O yüzden dış paylaşım karşı taraftan hiçbir zaman kurulum istemez.
Bağlantıyı yanlış kişiye gönderdik, ne yapabiliriz?
Bağlantıyı iptal edersiniz ve erişim o anda kapanır. Daha önce paylaşılmış olması bir şey değiştirmez, iptal edilen bağlantı bir daha açılmaz. Yanlış alıcı riskini baştan azaltmak için bağlantıyı alıcı e-postasına kısıtlayabilirsiniz.
Karşı tarafın belgeyi indirmesini engelleyebilir miyiz?
Evet. İndirmeyi kapattığınızda belge tarayıcıda görüntülenir ama kopyalanamaz. Böylece belge dosya olarak dolaşıma girmez ve kimin baktığı da kayıtta kalır.
Klasörün tamamını paylaşabilir miyiz?
Evet. Klasör paylaştığınızda karşı taraf içeriğin tamamını tek dosya olarak indirir. Kurallar klasörün tamamı için geçerli olur, tek tek dosya paylaşıp her birine ayrı kural koymanız gerekmez.
Kimler kurum dışına bağlantı açabiliyor?
Bağlantı açmak belgenin sahipliğini gerektirir. Yalnızca görüntüleme yetkisiyle bir belgeye erişen kişi, o belgeyi kurum dışına açamaz. Hangi belgelerin dışarı çıkabileceğini gizlilik etiketleriyle ayrıca sınırlayabilirsiniz.
Kurumdaki bütün dış bağlantıları görebiliyor muyuz?
Evet. Yönetim panelinde kurumun tamamındaki açık bağlantılar tek listede durur. Hangi belge, kim açtı, hangi kurallarla ve ne zamana kadar. Denetimde en çok sorulan sorulardan biri budur ve cevabı tek ekranda.
Konuyla ilgili yazılar
30 DAKİKA
Ürünü kendi senaryonuzla görün.
30 dakikalık demoda kurumunuzun gerçek kullanım durumunu ele alırız. Hangi departmanlar, hangi paylaşım kuralları, hangi kurulum modeli. Genel bir slayt sunumu değil. Sonrasında isterseniz pilot kurulur, ücretsizdir ve taahhüt gerektirmez.
Henüz görüşmeye hazır değilseniz uyum ve denetim yazılarına göz atın.