Dosya yönetimi öğrenilmesin, ilk gün kullanılsın.
Dosyayı sürükleyip bırakırsınız, klasörünüzü kurarsınız, aradığınız belgeyi taranmış bir sözleşmenin içindeki cümleden bile bulursunuz ve yanlış kaydettiğiniz dosyanın dünkü haline tek tıkla dönersiniz.
Veyro'da belge arama dosya adıyla sınırlı değil, belgenin içindeki metinde de arama yapılır ve taranmış belgeler yazı tanımadan geçtiği için onların içi de aranabilir. Her güncellemede önceki sürüm saklanır, silinen dosya kurum politikanızdaki süre boyunca çöp kutusunda bekler ve ofis belgeleri tarayıcıda açılıp düzenlenir.
SORUN
Yeni sistem neden kullanılmıyor?
Kurumlar dosya sistemini değiştirir, eğitim düzenler, kılavuz yazar. Birkaç hafta sonra çalışanların önemli bir kısmı eski ortak klasöre geri dönmüş olur. Sebep direnç değil, öğrenme maliyeti. İşini yapmak için önce bir aracı öğrenmesi gereken kişi, öğrenmediği ama işini gören araca döner.
Bu yüzden kurumsal bir dosya platformunun en kritik özelliği listede en sonda yazılan şeydir. Çalışanın ilk oturumda ne yapacağını bilmesi, geri kalan her yeteneğin işe yaramasının ön koşulu.
YETENEKLER
Günlük işi kolaylaştıran dört şey.
Hiçbiri öğrenilmeyi gerektirmiyor. Çalışan zaten bildiği hareketi yapıyor, karşılığını daha iyi alıyor.
Tanıdık çalışma alanı
Sürükle bırak yükleme, klasör yapısı, favoriler ve son kullandıklarınız. Ekran ilk açıldığında çalışanın aradığı her şey alışık olduğu yerde duruyor.
Belgenin içinde arama
Dosya adını hatırlamanız gerekmiyor. Sözleşmenin içindeki maddeyi arayıp belgeye ulaşırsınız, belge taranmış bir kağıt olsa bile metni okunup aranabilir hale gelir.
Sürüm geçmişi ve çöp kutusu
Her güncellemede önceki sürüm saklanır, yanlış kaydedilen sunum dünkü haline döner. Silinen dosya da kurum politikanızdaki süre boyunca çöp kutusunda bekler.
Tarayıcıda ofis düzenleme
Word ve Excel belgelerini indirip geri yüklemeden, doğrudan tarayıcıda açıp düzenlersiniz. Kaydettiğinizde üzerine yazılmaz, yeni bir sürüm oluşur.
GÜNLÜK İŞ
Bir çalışanın günü nasıl geçiyor?
Dört hareket. Hiçbiri için IT'ye talep açmak ya da kılavuza bakmak gerekmiyor.
Yükler
Sürükleyip bırakır. Büyük dosyada bağlantı koparsa kaldığı yerden devam eder.
Bulur
Dosya adından ya da belgenin içindeki cümleden arar.
Düzenler
Ofis belgesini tarayıcıda açar, kaydeder, yeni sürüm oluşur.
Paylaşır
Klasörü ekibine açar, kurum dışına kurallı bağlantı gönderir.
Aynı belge iki kişide duruyorsa yer iki katına çıkmaz.
Ekip aynı sunumu ayrı ayrı yüklediğinde depolamada tek kopya tutulur, herkes kendi klasöründe görmeye devam eder. Kurumsal depolamanın sessizce şiştiği en yaygın sebeplerden biri böylece ortadan kalkar.
AKIŞ
Aradığınız belgeyi nasıl bulursunuz?
Dördü de aynı ekranda. Arada indirme, açma, geri yükleme adımı yok.
- 1ArayınAdını hatırlamıyorsanız içeriğinden arayın. Sonuçlar yalnızca görmeye yetkili olduğunuz belgelerden gelir.
- 2ÖnizleyinOfis belgeleri de indirmeden görüntülenir. Doğru belge olup olmadığını açmadan anlarsınız.
- 3DüzenleyinBelgeyi tarayıcıda açıp değiştirirsiniz. Bilgisayarınıza indirip geri yüklemeniz gerekmez.
- 4Sürüm kalsınKaydettiğinizde önceki hali durmaya devam eder, gerekirse ona dönersiniz.
Sık sorulan sorular
Çalışanlarımızın eğitim alması gerekiyor mu?
Çalışan tarafı bilerek tanıdık tutuldu ve teknik olmayan çalışanlar genelde eğitim almadan kullanıyor. Öğrenilmesi gereken kısım yönetim paneli, o da IT ekibinizi ilgilendiriyor. Pilotta bunu kendi ekibinizle görebilirsiniz.
Taranmış belgelerin içinde gerçekten arama yapılıyor mu?
Evet. Metin katmanı olmayan taranmış belgelerde ve görsellerde yazı tanıma devreye girer, çıkan metin arama indeksine gider. Yıllar önce taranıp klasöre atılmış bir sözleşmenin içindeki maddeyi arayabilirsiniz.
Büyük bir dosya yüklerken bağlantı koparsa ne oluyor?
Yükleme kaldığı yerden devam eder, baştan başlamazsınız. Kurumsal ağlarda ve uzaktan bağlantıda büyük dosyaların yarıda kalması sık yaşanır ve bu, çalışanın e-postaya geri dönmesinin en yaygın sebeplerinden biridir.
Word ve Excel dosyalarını tarayıcıda düzenleyebilir miyiz?
Evet. Belge tarayıcıda açılır, düzenlersiniz ve kaydettiğinizde üzerine yazılmaz, yeni bir sürüm oluşur. Bilgisayarınıza indirip geri yükleme adımı ortadan kalkar.
Yanlışlıkla silinen dosya geri gelir mi?
Evet. Silinen dosya çöp kutusuna gider ve kurum politikanızda belirlediğiniz süre boyunca orada bekler, o süre içinde geri alırsınız. Saklama kuralı olan belgelerde silme zaten baştan engellenir.
Konuyla ilgili yazılar
30 DAKİKA
Ürünü kendi senaryonuzla görün.
30 dakikalık demoda kurumunuzun gerçek kullanım durumunu ele alırız. Hangi departmanlar, hangi paylaşım kuralları, hangi kurulum modeli. Genel bir slayt sunumu değil. Sonrasında isterseniz pilot kurulur, ücretsizdir ve taahhüt gerektirmez.
Henüz görüşmeye hazır değilseniz uyum ve denetim yazılarına göz atın.