Üç ürünün demosunu izlediniz. Üçü de dosya yüklüyor, klasör açıyor, paylaşım bağlantısı üretiyor. Üçü de KVKK uyumlu olduğunu söylüyor. Üçünün sunumunda da aynı kelimeler geçiyor.
Bu noktada seçimi fiyata ya da satıcının sıcaklığına bırakmak kolay. Sonra kurulumdan altı ay sonra, denetçi soru sorduğunda ürünün o soruyu cevaplayamadığını fark ediyorsunuz.
Aşağıdaki on iki soru, demoda görünmeyen farkı ortaya çıkarmak için. Hepsinin cevabını teklif aşamasında yazılı isteyin.
Demoda neden hepsi aynı görünüyor
Çünkü demo günlük kullanımı gösteriyor ve günlük kullanım gerçekten benziyor. Dosya yükleme, klasör yapısı, arama, paylaşım. Bu katmanda ürünler arasında ciddi bir fark yok.
Fark, günlük kullanımın altındaki katmanda. Süresi dolan belgeye ne oluyor, yetki ne zaman kalkıyor, denetçiye ne gösteriyorsunuz, ürün internetsiz çalışıyor mu. Bunların hiçbiri kırk dakikalık bir demoda kendiliğinden görünmüyor, sormanız gerekiyor.
Önce şu üç soru, çoğu ürünü burada eliyorsunuz
Zamanınız kısıtlıysa listenin tamamını sormayın. Şu üçü genelde yeterli.
Birincisi: veri fiziksel olarak nerede duruyor? Ürün mevcut dosya sunucunuzun üstüne kurulan bir katmansa, kuralları da o katmanda uyguluyor demektir. Katmandan geçmeyen erişimde kural işlemez. Bu ayrımı FileOrbis karşılaştırmasında ayrıntılı anlattık.
İkincisi: saklama süresi dolan belgeye ne oluyor? Cevap "raporluyoruz" ya da "eski dosyaları listeliyoruz" ise elinizde bir analiz aracı var, bir saklama yönetimi değil.
Üçüncüsü: denetim kaydının değiştirilmediğini nasıl kanıtlıyorsunuz? "Log tutuyoruz" cevabı yeterli değil. Kaydı üreten sistem kaydı değiştirebiliyorsa o kayıt denetimde kanıt değeri taşımıyor.
On iki soruluk kontrol listesi
| # | Soru | Zayıf cevap neye benzer |
|---|---|---|
| 1 | Veri kimin sunucusunda duruyor? | "Bulutta, ama Türkiye lokasyonlu" |
| 2 | Ürün mevcut sisteminizin üstüne mi kuruluyor, yerine mi geçiyor? | "Üstüne kuruyoruz, veri taşınmıyor" |
| 3 | Saklama süresi mevzuata bağlanabiliyor mu? | "Dosya yaşlandırma raporu veriyoruz" |
| 4 | Süresi dolan belge ne oluyor? | "Silinmesi için liste çıkarıyoruz" |
| 5 | İmhayı kim onaylıyor, yanlış onay geri alınabiliyor mu? | Soru anlaşılmıyor |
| 6 | Hukuki muhafaza var mı? | "Dosyayı salt okur yapabilirsiniz" |
| 7 | Denetim kaydı sonradan değiştirilebilir mi? | "Yalnızca yöneticiler erişebiliyor" |
| 8 | Denetçiye verilecek rapor üründen mi çıkıyor? | "Excel'e aktarıp hazırlıyorsunuz" |
| 9 | Yetki süreli verilebiliyor mu? | "Elle kaldırıyorsunuz" |
| 10 | Kurum dışına paylaşımda hangi kurallar konabiliyor? | "Bağlantıya şifre koyabilirsiniz" |
| 11 | İnternete kapalı ağda çalışıyor mu, lisans dahil? | "On-premise kurabiliyoruz" |
| 12 | Kaç ürün ve kaç lisans satın alıyorsunuz? | "Şu modül ayrı lisanslanıyor" |
Sağ sütun kritik. Bu cevapların hiçbiri yalan değil, hepsi teknik olarak doğru. Ama hiçbiri sorulan soruyu cevaplamıyor ve satın alma toplantısında cevaplanmış gibi geçiyor.
On birinci sorudaki tuzağa özellikle dikkat edin. On-premise kurulabilmek ile internetsiz çalışabilmek aynı şey değil. Kendi sunucunuzda çalışan bir ürün de lisansını doğrulamak, güncelleme aramak ya da arayüzünü oluşturmak için dışarıya bağlanıyor olabilir. Kapalı ağda bu istekler hata vermez, zaman aşımına uğrar ve ürün "açıklanamayan biçimde yavaş" hale gelir. Ayrıntısı internete kapalı ağda dosya paylaşımı yazısında.
Cevapları pilotta nasıl doğrularsınız
Satıcının cevabına güvenmek zorunda değilsiniz. Pilotta yapabileceğiniz dört kontrol var ve dördü de teknik bilgi gerektirmiyor.
Kabloyu çekin. Sunucunun internet erişimini kapatın ve normal bir gün geçirin. Giriş yapın, dosya yükleyin, paylaşın, arayın. Bozulan bir şey varsa ürün kapalı ağa uygun değil demektir.
Bir yetkiyi süreli verin ve süresinin dolmasını bekleyin. Erişim kendiliğinden kalkıyor mu, kalkma denetim kaydına düşüyor mu?
Bir belgeye saklama kuralı bağlayın ve silmeyi deneyin. Ürün engelliyor mu, yoksa yalnızca uyarı mı veriyor?
Denetim raporunu üründen alın. Elle hazırlanan bir Excel değil, ürünün kendisinin ürettiği bir çıktı isteyin ve içinde ne olduğuna bakın.
Teklifte yazılı isteyin
Demoda sözlü alınan cevap kurulum gününe kadar hatırlanmıyor. Şu dördünü teklife yazdırın:
Ürünün çalışma zamanında dışarıya attığı isteklerin tam listesi. Listeyi veremeyen satıcı kendi ürününün kapalı ağda ne yapacağını da bilmiyordur.
Kapalı ağdaki sürüm ile normal sürüm arasında özellik farkı olup olmadığı. Ayrı sürüm çıkaran ürünler o sürümü daha az günceller.
Hangi yeteneğin hangi lisansa dahil olduğu. Modüler ürünlerde ihtiyacınız olan özellik çoğu zaman bir üst pakette çıkıyor.
Pilot koşulları. Ücretli mi, süresi ne, sonunda taahhüt doğuyor mu?
Veyro bu listede nerede duruyor
Bu listeyi Veyro'yu satmak için yazdığımızı saklamıyoruz. Ama sorular kurumun gerçekten sorması gerekenler ve cevaplarımız kontrol edilebilir.
Veri kurumun kendi sunucusunda duruyor. Veyro mevcut sisteminizin üstüne kurulan bir katman değil, platformun kendisi, dolayısıyla kural raporlanan değil her erişimde işleyen bir şey oluyor.
Saklama süresi TTK, VUK ya da KVKK dayanağıyla klasöre, dosya türüne ve gizlilik etiketine bağlanıyor. Süresi dolan belge kendiliğinden yok olmuyor, imha onayına düşüyor ve yanlış verilen onay geri alınabiliyor. Hukuki muhafaza saklama süresini eziyor. Bu tarafın tamamı saklama ve imha sayfasında.
Denetim kaydı hash zinciriyle bağlı, yani araya sonradan kayıt eklendiğinde ya da bir kayıt değiştirildiğinde bu tespit edilebiliyor. Denetçiye verilen PDF rapor üründen çıkıyor ve bütünlüğü kayıtların tamamı üzerinden doğrulanıyor. Ayrıntısı denetim kaydı sayfasında.
Yetkiler yedi ayrı başlıkta ve süreli veriliyor, süre dolduğunda erişim kendiliğinden kalkıyor. Kurum dışına paylaşımda parola, son kullanma tarihi, indirme limiti, alıcı e-posta kısıtı ve indirme engeli var.
İnternete kapalı ağda tüm bileşenler tek arşiv olarak çevrimdışı taşınıyor, kapalı ağdaki kurulum dışarıdakiyle aynı ve lisans kendi sunucunuzda doğrulanıyor. Tek ürün satın alıyorsunuz, modül başına lisans yok.
Pilot ücretsiz ve taahhütsüz. Sizden istediğimiz bir sunucu ve bir dizin bağlantısı; ortam hazırsa kurulum aynı gün tamamlanıyor ve bir departmanla başlıyoruz. Sonuç beklediğiniz gibi değilse kurulum kaldırılıyor.
Listeyi kendi kurumunuz için doldurmak isterseniz demo talebinde bulunabilirsiniz. Otuz dakikalık bir oturumda on iki sorunun cevabını sizin senaryonuz üzerinden birlikte geçiyoruz.
